In dit Privacy Protocol heeft de vereniging Theatergroep UIT haar beleid vastgelegd met betrekking tot het omgaan en vastleggen van persoonsgegevens. Met dit protocol voldoet de vereniging Theatergroep UIT aan de eisen die zijn gesteld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming die ingaat per 25 mei 2018.

Alle persoonsgegevens die worden verzameld worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor zij verzameld worden. De gegevens worden nooit gebruikt voor andere doelstellingen of zonder toestemming verstrekt aan derden. Door Theatergroep UIT worden de volgende persoonsgegevens vastgelegd:

• Informatie van leden
• Informatie van regisseurs
• Informatie van donateurs, adviseurs en vrijwilligers.

Per informatiegroep wordt toegelicht hoe de informatie wordt verkregen en vastgelegd.

Informatie van leden

Van een nieuw lid wordt toestemming gevraagd door onder aan het digitale inschrijfformulier op de website de zin toe te voegen: “Met het insturen van deze inschrijving geeft u de vereniging Theatergroep UIT! toestemming om de volgende gegevens van u te beheren: de datum van inschrijving, de NAW-gegevens, geboortedatum, de emailadressen en telefoonnummers van u en van uw kind, de brief- en emailwisseling van u en uw kind met de bestuursleden”. Het gaat om de volgende gegevens: – datum van inschrijving. – NAW gegevens, geboortedatum, emailadres en telefoonnummer – brief- en emailwisseling met de bestuursleden”.
Dit kan door betrokkene eenvoudig worden bevestigd door het plaatsen van een vinkje op het formulier waarmee de toestemming wordt verleend. Ingeval het (aspirant)lid de leeftijd van 16 jaar nog niet heeft bereikt moet toestemming worden vereend door de wettelijke vertegenwoordigers.

Informatie van donateurs, adviseurs en vrijwilligers

Van donateurs, adviseurs en vrijwilligers kan – onder verwijzing naar de AVG en dit protocol – toestemming worden gevraagd door middel van een standaard email. Dit kan eveneens voor bestaande leden en diegenen, die zich niet via het digitale inschrijfformulier op de website als lid aanmelden.

Inzage, wijziging en afmelding

De leden, donateurs, adviseurs, regisseurs en vrijwilligers zijn zelf verantwoordelijk voor doorgeven van wijzigingen in hun gegevens. Desgevraagd kunnen de gegevens per email worden verstuurd naar het lid, donateur, adviseur, regisseur of vrijwilliger die erom vraagt. Betrokkene heeft recht op wijziging, beperking of verwijdering van de gegevens. Een verzoek kan worden ingediend op de volgende manieren: – via email of brief aan het bestuur – telefonisch via één van de bestuursleden.
Een wijziging of verwijdering zal uiterlijk binnen 2 weken plaatsvinden, waarbij alle persoonsgegevens uit de bestanden worden verwijderd. De wijziging of verwijdering wordt schriftelijk aan de betrokkene bevestigd.
Na verwijdering van de informatie kan betrokkene geen gebruik meer maken van de diensten van de vereniging.

Vastlegging informatie

Alle informatie wordt vastgelegd op een laptop of personal computer van de penningmeester van de vereniging. Naast de digitale vastlegging vindt de archivering van formulieren met persoonsgegevens eveneens plaats door de penningmeester op zijn huisadres. Deze database is uitsluitend toegankelijk voor de bestuursleden van de vereniging Theatergroep UIT en is beveiligd overeenkomstig de eisen van de AVG.

Publicatie privacy protocol op website

Met ingang van 25 mei 2018 wordt de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) van kracht. In het kader van deze verordening vindt u op onze website het Privacy Protocol dat Theatergroep UIT heeft vastgesteld. U kunt hierin de informatie terugvinden wat met uw persoonsgegevens gebeurt als die door Theatergroep UIT worden vastgelegd.

Vastgesteld in de bestuursvergadering van 05-06-2018